Ketentuan Penggunaan & Informasi Legal ArkhaHR

1. Penerimaan ketentuan

Dengan mengakses atau menggunakan ArkhaHR, pengguna menyetujui ketentuan ini serta kebijakan internal organisasi yang memberikan akses. Apabila penggunaan ArkhaHR disediakan oleh perusahaan, akses pengguna juga tunduk pada hubungan kerja, kebijakan HR, dan kewenangan yang ditetapkan organisasi.

2. Tujuan layanan

ArkhaHR merupakan sistem informasi sumber daya manusia yang membantu proses seperti absensi, cuti, izin, lembur, timesheet, reimbursement, perjalanan dinas, tiket HR, perubahan profil, persetujuan, dan fungsi administrasi terkait. Ketersediaan fitur dapat berbeda berdasarkan paket, konfigurasi, peran pengguna, platform, dan integrasi backend organisasi.

3. Akun, akses, dan kewenangan

• Pengguna wajib menggunakan akun yang diberikan atau disetujui organisasi.
• Kredensial, OTP, token, dan akses perangkat tidak boleh dibagikan kepada pihak lain.
• Hak akses ditentukan berdasarkan peran, tenant/organisasi, serta kebijakan administrator.
• Organisasi dapat menonaktifkan atau mengubah akses ketika hubungan kerja, jabatan, atau kewenangan berubah.

4. Absensi dan bukti kehadiran

ArkhaHR dapat menggunakan lokasi, geofence, foto selfie, waktu perangkat, metadata teknis, atau sinyal lain sebagai bukti pendukung proses kehadiran. Informasi tersebut tidak berdiri sendiri sebagai keputusan final. Status akhir absensi mengikuti validasi server, jadwal, kebijakan perusahaan, dan peninjauan pihak yang berwenang.

Pengguna dilarang memanipulasi lokasi, waktu, foto, perangkat, jaringan, atau mekanisme lain dengan tujuan memalsukan kehadiran atau transaksi HR.

5. Pengajuan dan transaksi HR

Pengajuan yang dibuat di perangkat, termasuk ketika offline, belum dianggap selesai sampai berhasil disinkronkan dan diterima server. Status draft, queued, submitted, approved, rejected, atau status lain ditentukan oleh alur sistem dan kebijakan organisasi.

Pengguna bertanggung jawab memastikan data, nominal, waktu, alasan, dan lampiran yang dikirim benar serta tidak melanggar hak pihak lain.

6. Informasi gaji, benefit, dan ketenagakerjaan

Apabila ArkhaHR menampilkan informasi gaji, benefit, BPJS, saldo cuti, jadwal, atau data ketenagakerjaan lain, data tersebut berasal dari konfigurasi dan sumber organisasi. Dokumen resmi perusahaan, peraturan perundang-undangan, dan keputusan HR tetap menjadi rujukan utama apabila terdapat perbedaan dengan tampilan aplikasi.

7. Penggunaan yang dilarang

• Mengakses data pengguna atau organisasi lain tanpa izin.
• Mencoba melewati autentikasi, otorisasi, geofence, atau kontrol keamanan.
• Mengirim malware, file berbahaya, atau data palsu.
• Menggunakan akun milik orang lain atau membantu pihak lain menyalahgunakan layanan.
• Merekayasa balik atau mengeksploitasi layanan sejauh dilarang oleh hukum atau perjanjian.

8. Privasi dan izin perangkat

Pemrosesan data ArkhaHR dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ArkhaHR. Pengguna memahami bahwa fitur tertentu membutuhkan izin lokasi, kamera, file, jaringan, atau biometrik. Menolak izin dapat membatasi fungsi yang memang bergantung pada izin tersebut.

9. Ketersediaan dan perubahan layanan

Kami berupaya menjaga layanan tetap tersedia, namun tidak menjamin bahwa setiap fitur akan selalu bebas gangguan. Pemeliharaan, konektivitas, gangguan vendor, perubahan sistem operasi, atau konfigurasi organisasi dapat memengaruhi layanan. Fitur dapat diperbaiki, diubah, ditambahkan, atau dihentikan dengan mempertimbangkan kebutuhan produk dan kewajiban yang berlaku.

10. Kekayaan intelektual

Nama ArkhaHR, desain, perangkat lunak, dokumentasi, komponen, dan materi yang dibuat oleh Arkha Developer dilindungi oleh hak kekayaan intelektual yang berlaku. Penggunaan layanan tidak memindahkan kepemilikan tersebut kepada pengguna atau organisasi kecuali dinyatakan lain dalam perjanjian tertulis.

11. Tanggung jawab organisasi

Organisasi yang menggunakan ArkhaHR bertanggung jawab atas keabsahan instruksi pemrosesan data, konfigurasi kebijakan HR, penetapan approver, jadwal, geofence, aturan absensi, hak akses, serta keputusan ketenagakerjaan yang diambil berdasarkan data organisasi.

12. Batas tanggung jawab

Sejauh diizinkan oleh hukum, Arkha Developer tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul semata-mata dari data yang salah dimasukkan pengguna, konfigurasi organisasi yang keliru, konektivitas perangkat, manipulasi pihak ketiga, atau keputusan ketenagakerjaan yang berada di luar kendali layanan. Ketentuan ini tidak menghapus tanggung jawab yang secara hukum tidak dapat dikesampingkan.

13. Pengakhiran akses

Akses dapat berakhir ketika akun dinonaktifkan, hubungan organisasi berakhir, layanan dihentikan, atau terjadi pelanggaran ketentuan. Pengelolaan data setelah akses berakhir mengikuti Kebijakan Privasi, kontrak layanan, kebijakan organisasi, dan kewajiban hukum yang berlaku.

14. Hukum yang berlaku

Ketentuan ini ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia, tanpa mengurangi hak pengguna yang wajib diberikan oleh peraturan yang berlaku. Perselisihan diutamakan untuk diselesaikan melalui komunikasi dan mekanisme yang disepakati para pihak sebelum menempuh jalur lain yang tersedia.

15. Perubahan ketentuan

Ketentuan dapat diperbarui untuk menyesuaikan perubahan fitur, model layanan, keamanan, atau kewajiban hukum. Versi terbaru dan tanggal pembaruan akan tersedia pada halaman ini.

16. Kontak

Pertanyaan mengenai ArkhaHR dapat dikirim ke support@arkhadev.com. Pertanyaan mengenai privasi dapat dikirim ke privacy@arkhadev.com.